EWOLUCJA KSIĘGOWA
Księgowość już dawno przestała być wyłącznie obowiązkiem podatkowym. Dziś staje się jednym z filarów wsparcia strategicznego dla firm – także tych mniejszych. Czy jesteśmy na to gotowi?
To bardzo ciekawe czasy dla księgowości. Jeszcze jedną nogą wciąż tkwimy w starym koncepcie księgowości jako „papierkowej robocie” – pełnej dłubaniny, żmudnego wklepywania dokumentów, analizowania przepisów i pilnowania terminów. Drugą nogą sięgamy już rzeczywistości, w której pojęcia takie jak: kompetencje cyfrowe, elektroniczny obieg dokumentów, automatyzacja, standaryzacja, optymalizacja procesowa, innowacje w finansach, zarządzanie cash flow i controlling – nadają księgowości zupełnie nowy wymiar.
Cele, które stawiają sobie firmy – również te małe – wymagają:
- monitorowania wyników
- planowania operacyjnego
- analizowania danych
- optymalizacji kosztów
- wdrażania innowacji
- planowania strategicznego
Wszelkie narzędzia zarządcze opierają się na danych, które albo pochodzą z księgowości, albo mają na nią wpływ.
Duże organizacje posiadają odrębne działy zajmujące się controllingiem czy zarządzaniem finansami. A co z tymi mniejszymi firmami? Kto może zrealizować ich potrzeby? Moim zdaniem – tu właśnie jest ogromny potencjał rozwoju dla księgowych.
Czy księgowość jest gotowa zaspokoić rosnący głód przedsiębiorców? Czy osoby pracujące w księgowości są przygotowane na przyspieszoną ewolucję? Jakie kompetencje będą potrzebne, aby sprostać wymaganiom coraz bardziej świadomych klientów? To pytanie kieruję do właścicieli firm – to oni muszą wiedzieć, czego potrzebują od księgowości.
WSPIERANIE BIZNESU
Aby księgowość mogła wspierać biznes w zakresie controllingu, planowaniu finansowym czy strategicznym, trzeba zacząć od podstaw – czyli od efektywnej, rzetelnej i terminowej księgowości.
- Musisz mieć do danych, że odzwierciedlają rzeczywistość.
- Musisz otrzymywać dane kluczowe dla Twojej firmy.
- Musisz rozumieć, co te dane mówią Tobie – jako właścicielowi lub/i zarządzającemu firmą.
Prawdopodobnie będziesz potrzebować danych porównawczych, by zobaczyć, jak pewne informacje zmieniają się z miesiąca na miesiąc, albo z roku na rok. A później pojawi się głód kolejnych informacji, które pozwolą lepiej rozumieć, planować czy zarządzać firmą. Tak to już jest -apetyt rośnie w miarę jedzenia.
Dlatego kolejnym krokiem jest takie przekształcenie procesów księgowych, aby dostarczały więcej informacji – albo szybciej. A potem? Kolejne kroki – coraz bardziej zaawansowane.
Tylko wszystko zaczyna się od … rzetelnej księgowości. To podstawa. Bo co z tego, że dostaniesz raporty i sprawozdania, skoro dane będą niekompletne, a zdarzenia księgowane niestandardowo? Wnioski wyciągnięte na tej podstawie będą błędne.
Dlatego najpierw upewnij się, że Twoja księgowość działa prawidłowo. Że nie wkradł się chaos. Że bałagan w Twojej organizacji nie wpłynął negatywnie na to najważniejsze źródło wiedzy o Twoim biznesie.
Po czym poznać, że w Twojej księgowości wkradł się bałagan? Przeczytasz tutaj. A o wpływie chaosu organizacyjnego na księgowość –tutaj.
Kiedy już będziesz mieć pewność, że dane są rzetelne, przyjdzie czas na dostosowanie księgowości do indywidulanych potrzeb Twojej firmy.
NOWE ROLE KSIĘGOWEGO
Te same pytania o kierunek rozwoju zadaję sobie i innym księgowym. Kończy się era papieru i wklepywania danych. Kończy się czas, w którym nadrzędne w małych i średnich firmach były tylko obowiązki podatkowe. Już niedługo będziemy pracować tylko z dokumentami elektronicznymi -czy tego chcemy, czy nie Ksef nas do tego zmusi. Tego pociągu nie da się zatrzymać.
Wciąż będą potrzebne klasyczne talenty niezbędne w zawodzie: precyzja, cierpliwość, odpowiedzialność, rzetelność, zamiłowanie do porządku. Nadal potrzebna będzie nasza wiedza księgowa i podatkowa. Ale to już nie wystarczy.
Trzeba rozwijać umiejętność pracy z nowymi technologiami, analityczne myślenie, inicjatywę i kompetencje miękkie – zwłaszcza komunikację.
Nowe role, które stają przed księgowymi, to m.in.:
- Doradca biznesowy – tłumaczący liczby na decyzje, łączący przepisy z celami biznesowymi, uprzedzający problemy.
- Audytor / analityk – wykorzystujący kontrolę do rozwoju, usprawniający procesy wewnętrzne, wspierający zarząd w zakresie ryzyk i optymalizacji.
- Konsultant finansowy – pomagający podejmować decyzje na podstawie wskaźników, cash flow, marż, budżetowanie, prognoz; wspierający w pozyskiwaniu finansowania.
- Doradca strategiczny – współtworzący strategie rozwoju, oceniający opłacalność projektów i modele biznesowe.
A nie mówiłam, że to ciekawe czasy dla księgowych?
ODRĘBNE GATUNKI KSIĘGOWEGO
Czasem zdarza się, że coś, co powinno być z natury uporządkowane, czyli księgowość – jest jednym wielkim chaosem. Wtedy potrzebny jest inny „gatunek” księgowego – ktoś, kto nie boi się bałaganu i potrafi go ujarzmić. Ktoś, kto ma:
- talent detektywa – by znaleźć źródło problemów,
- talenty organizatora – by ustalić priorytety z uwzględnieniem ryzyk i efektywności,
- cierpliwość – do mozolnego porządkowania,
- kreatywność – by znaleźć najlepsze metody działania,
- decyzyjność – bo czasem trzeba zburzyć i zbudować na nowo.
Jeszcze innym gatunkiem to ten, który potrafi dostosowywać się do zmian i indywidualnych potrzeb firmy. Księgowi lubią poukładany świat -komplet dokumentów, wszystko jasne i przewidywalne. Tyle że tak nie wygląda rzeczywistość ani księgowa ani biznesowa.
Zmienność jest normą – zmienia się rynek, prawo, sytuacja firmy. ektem działania firmy. Księgowość, jako efekt działań biznesowych, musi za tym nadążać. Trzeba więc umieć reagować, podejmować inicjatywę, działać elastycznie i eksperymentować. Procesy trzeba nie tylko raz ułożyć, ale nieustannie je optymalizować.
Tu nie ma miejsca na sztywność. Potrzebna jest elastyczność – oczywiście z zachowaniem podstawowych wartości i zgodności z przepisami.
*
Świat finansów się zmienia – pytanie, czy Twoja księgowość też?
Jeśli jesteś przedsiębiorcą – zapytaj siebie, czego naprawdę oczekujesz od księgowości.
A jeśli jesteś księgowym – czas zadać sobie pytanie, kim chcesz być w tej nowej rzeczywistości?