Czy naprawdę trudno zauważyć bałagan w księgowości?

Tak wiem, że księgowość to może być jak czarna magia, ale i bez jej zgłębiania można zauważyć niepokojące znaki.
Jakie znaki ostrzegawcze powinny Cię zastanowić?

1. Nie wiesz, ile zarabiasz
2. Widzisz stosy nieposegregowanych dokumentów, faktur i paragonów
3. Nie potrafisz odnaleźć dokumentów, gdy ich potrzebujesz
4. Płacisz za swoje zobowiązania dopiero, gdy ktoś się upomni
5. Masz nie złożone sprawozdania finansowe za poprzednie lata
6. Stan gotówki w kasie firmowej odbiega od salda w ewidencji księgowej

Nie wiesz, ile zarabiasz

Może wiesz, ile masz przychodów, chociaż to również może się różnić od danych z ksiąg, ale bez pełnej wiedzy o kosztach, wynikach, rentowności, działasz po omacku. Może wydajesz więcej niż zarabiasz. Podejmowanie decyzji biznesowych bez chociażby tych podstawowych danych, to jak gra w ruletkę. Uda się albo nie.

Powodów, dlaczego ciężko uzyskać takie dane z księgowości może być wiele, m.in. z:

•  niekompletnych dokumentów (np. faktur, wyciągów bankowych, umów)
•  braku przepływu informacji
•  błędnie określonej daty osiągnięcia przychodu
•  błędnej kwalifikacji zdarzeń gospodarczych (np. czy to zakup magazynowy, czy kosztowy, a może środek trwały)
•  brak procedur niezbędnych do kalkulacji kosztów złożonych np. w firmach produkcyjnych albo realizujących usługi o wysokich kosztach bezpośrednich

 

Widzisz stosy nieposegregowanych dokumentów, faktur i paragonów

Księgowość generalnie lubi porządek, dokumenty posegregowane wg typów operacji, podzielone na miesiące, lata obrotowe. Zawsze wzbudza we mnie niepokój stos lub nawet stosik papierów luźno leżący, skrzynka mailowa z nieprzeczytanymi wiadomościami, gąszcz folderów lub plików, w których organizacji brak jakiegoś klucza. Wyobrażam sobie, że tam czai się potencjalna katastrofa. Mogą tam być niezaksięgowane faktury, odkładane tematy, z którymi nie wiadomo, co zrobić, bo może nie mamy dodatkowych informacji, albo nie rozumiemy danego zdarzenia. Tam potencjalnie jakiś termin może mijać… brrr. Każdy taki stosik lub mail to potencjalnie niekompletne księgi, bo mogą tam być ważne dokumenty, które mogą mieć istotny wpływ na sytuację gospodarczą firmy, albo na zaległości np. wobec urzędu skarbowego lub kontrahenta.

 

Nie potrafisz odnaleźć dokumentów, gdy ich potrzebujesz

Dobrze zorganizowana księgowość i system archiwizacji dokumentów, to właśnie taki rodzaj porządku, który sprawia, że wiadomo, gdzie szukać konkretnych  dokumentów czy informacji. Czas poszukiwań skraca się do minimum i oczywiście oszczędza nam to dużo nerwów. Jakich dokumentów możesz poszukiwać? To może być faktura za towar, który chcesz reklamować, umowa, która określa okres i zakres usług, dowody płatności, dokumenty potrzebne przy różnych kontrolach albo gdy kontrahent zablokuje Ci dostawy, ze względu na brak płatności. Takie nerwowe poszukiwania, mogą być tym bardziej stresujące, gdy pilnie czegoś potrzebujesz.

 

 

 

 

Płacisz za faktury dopiero, gdy ktoś się upomni.

Sytuacja, w której to klienci i urzędy informują Cię, co masz nie zapłacone jest bardzo nieprzyjemna. Taka sytuacja zdarza się pewnie każdemu od czasu do czasu, ale gdy to staje się strategią, to może mieć to bardzo negatywne konsekwencje. Po pierwsze rosną nam koszty obsługi długów, bo kontrahenci mogą nas obciążać odsetkami za nieterminowe płatności, a może dodatkowo musimy zapłacić za windykację. Poza tym to może zahamować płynność w łańcuchu dostaw, co może wpłynąć na możliwość realizacji zamówień. Poza tym taka firma jawi się jako nieprofesjonalna, a wtedy spada do niej zaufanie. Może się to przełożyć na słabszą pozycję negocjacyjną np. warunków dostaw, cen, terminów płatności. Prowadząc księgowość wewnętrzną, powinieneś mieć dostęp do informacji o fakturach niezapłaconych zarówno sprzedaży jak i zakupu. Jeżeli prowadzenie ksiąg rachunkowych jest realizowane przez biuro, konieczny jest wewnętrzny system nadzoru nad płatnościami. W zależności od zakresu umowy, biuro może weryfikować niezapłacone faktury i przekazywać Ci takie informacje po zaksięgowaniu i rozliczeniu poprzedniego miesiąca.

 

Masz nie złożone sprawozdania finansowe za poprzednie lata

Każda firma, która ma obowiązek prowadzenia księgi rachunkowe, musi składać sprawozdania finansowe do KRS-u lub KAS. Brak ich złożenia pociąga za sobą szereg nieprzyjemności, m.in. odpowiedzialnością karną, karnoskarbową, rozwiązanie spółki i wykreślenie jej z KRS.
Z mojego doświadczenia wynika że głównymi powodami, dlaczego sprawozdania mogą być niezłożone to:

•  Zwykłe przeoczenie – sprawozdanie zostało sporządzone, podpisane i mogliśmy nawet podjąć próbę jego wysyłki, ale z jakiegoś powodu ono nie przeszło, czyli nie zostało skutecznie złożone.
•  Zaniedbanie – sprawozdanie zostało sporządzone, podpisane, ale ciągle było coś ważniejszego od jego wysyłki.
•  Zmiany personalne w księgowości – nowa księgowa nie chce wziąć odpowiedzialności za poprzedni rok, a stara księgowa z jakiś powodów nie może lub nie chce sporządzić sprawozdania.
•  Braki księgowe spowodowały, że nie było możliwości sporządzenia sprawozdania finansowego – przyczyna takiego stanu rzeczy, to temat na osobną historię.

 

Stan gotówki w kasie firmowej odbiega od salda w ewidencji księgowej

Co zrobić z zapłatą za prywatne zakupy albo z płatnością, do których brak dokumentów. Jak zaksięgować zapłatę za zobowiązania zapłacone z rachunków niefirmowych, albo spółki-siostry? Rosnące saldo księgowe w kasie, gdy w rzeczywistości gotówki brak, bo została wykorzystana np. na cele prywatne. Tego typu nieprawidłowości generują szereg problemów księgowych, tworząc bałagan, który może się nawarstwiać z miesiąca na miesiąc. Nie mówiąc o tym, że przynajmniej część z tego typu nieprawidłowości może być interpretowana przez kontrole skarbowe, jako wypłata pod stołem wynagrodzenia dla właścicieli lub zarządu.
W pełnej rachunkowości widać wszelkie ruchy na rachunku bankowym i w kasie. Trzeba pamiętać, że gotówka firmowa, to nie portfel zarządzającego. Księgowość ma za zadanie nie tylko rejestrować przychody i koszty, ale również sposób zapłaty.

*

Jak widzisz wcale nie jest trudno zauważyć księgowy bałagan. Zawsze mogą się pojawić jakieś błędy, nawet w bardzo uporządkowanych księgach. Ale nakładające się nieprawidłowości z różnych obszarów, problemy, które nie rozwiązujemy sukcesywnie, tylko odkładamy na później, powodują efekt kuli śnieżnej, którą coraz trudniej zatrzymać. Może po przeczytaniu tego artykułu już widzisz, niektóre symptomy bałaganu w księgowości. Udawanie, że problemów nie ma, albo, że same się rozwiążą, nie jest dobrą strategią.
Najlepiej podejść do tego na metodycznie. Oto kilka kroków, które mogą pomóc:
Zidentyfikuj problemy -> Znajdź źródło problemów -> Ustal priorytety -> Rozbij problemy na mniejsze kroki -> Zastosuj zasadę 80/20 -> Znajdź pomoc -> Zadbaj o siebie