W CZYM MOŻE POMÓC CI AUDYT WEWNĘTRZNY

Poprzednio pisałam o tym, po czym możesz poznać, że w księgach Twojej firmy mógł wkraść się bałagan. Możesz poczytać o tym tutaj. Wspomniałam również, że warto zastosować kilka kroków do rozwiązania tego problemu.

Pierwszym krokiem, który warto podjąć, jest identyfikacja problemów. To nic innego jak nazwanie tego, co nie działa albo działa źle. Taka identyfikacja oprócz funkcji poznawczej, może pomóc w czymś bardzo nie księgowym – mianowicie w redukcji przewlekłego stresu i odzyskiwaniu sprawczości. Dzięki niej możesz podjąć decyzję, co z tym zrobić, określić źródło problemów, przeanalizować, związane z nim ryzyko i zmierzyć się z potencjalnymi konsekwencjami. Uwierz mi, to jest uwalniające, bo zamiast nakręcać się wyobrażonym potworem, skupiasz się na faktach, na które masz wpływ.

W świecie biznesu powszechnie wykorzystywanym narzędziem do identyfikacji błędów jest audyt lub kontrola wewnętrzna. Duże firmy często podlegają różnym formom kontroli -wewnętrznej, w postaci rad nadzorczych i działów controllingu oraz zewnętrznej, np. audytu biegłego rewidenta. Ale co mogą zrobić te mniejsze firmy?

Ja proponuję przeprowadzenie audytu wewnętrznego, który ma służyć przede wszystkim Tobie i Twojej firmie, a nie instytucjom zewnętrznym. Jest to uniwersalne narzędzie, które można wykorzystać nie tylko do badania spraw księgowo-finansowych firmy. Warto przestrzegać podstawowej zasady:  przeprowadzić audyt na chłodno, z dystansem, aby jak najbardziej obiektywnie przedstawić sytuację. Jak się do tego zabrać? Przejdźmy przez typowe etapy takiego audytu:

1. Określenie celu audytu
2. Przygotowanie planu audytu
3. Analiza dokumentacji księgowej
4. Kontrola procedur księgowych
5. Analiza błędów i ryzyk
6. Sporządzenie raportu z audytu

OKREŚLENIE CELU AUDYTU

Co chcesz dzięki temu osiągnąć? Czy chcesz sprawdzić zgodność z przepisami prawa? A może interesuje Cię identyfikacja błędów i ryzyk? Chcesz zoptymalizować procesy księgowe? A może zależy Ci na tym, by księgowość dostarczała Ci informacji jako przedsiębiorcy, menedżerowi czy udziałowcowi? Warto określić to na samym początku. Świadomość intencji sprawia, że ogniskujemy reflektor naszej uwagi i pomijamy to, co na dany moment nie jest istotne.  Zresztą cały audyt jest procesem ogniskowania – chodzi o to, by dostrzec to, co dla nas najważniejsze.

PRZYGOTOWANIE PLANU AUDYTU

Na tym etapie warto określić:

• Zakres audytu (np. dany okres, konkretne konta, transakcje) .
• Metodykę – testy zgodności (czy księgi są prowadzone zgodnie z procedurami) i testy wiarygodności (czy dane są prawidłowe).
• Harmonogram i osoby odpowiedzialne.

ANALIZA DOKUMENTACJI KSIĘGOWEJ

W tym kroku:

• Sprawdzam poprawność księgowań – czy dokumenty są prawidłowo ujęte w księgach
• Weryfikuję zgodność księgowań z dokumentacją źródłową (np. faktury, umowy, wyciągi bankowe)
• Analizuję zapisy na kluczowych kontach (np. przychody, koszty, zobowiązania, należności, amortyzacja).

Każde konto reprezentuje określoną informację, którą można potwierdzić wewnętrzne – np. poprzez inwentaryzację, porównanie z innymi ewidencjami (np. sumy przychodów, stan zaliczek, ewidencję środków trwałych) lub poprzez potwierdzenie z kontrahentami czy instytucjami. W zasadzie taka analiza powinna być przeprowadzana regularnie, zwłaszcza przed zamknięciem roku i sporządzeniem sprawozdania.

KONTROLA PROCEDUR KSIĘGOWYCH

To ważne, żeby przyjrzeć się, czy stosowane są odpowiednie procedury kontroli wewnętrznej:

• Kto to może dokonywać zakupów?
• Kto sprawdza ich zasadność i je kwalifikuje?
• Czy ktoś weryfikuje straty, odpady produkcyjne, nadmierne zużycie?
• Kto sprawdza kompletność dokumentów?

Podstawowe procedury księgowe są zapisane w polityce rachunkowości firmy. Mogą również istnieć dodatkowe instrukcje wewnętrzne. Warto sprawdzić, czy polityka rachunkowości mówi jedno, a w rzeczywistości robimy coś innego. Może nasze nawyki, wewnętrzne instrukcje są z nią sprzeczne?

Warto również sprawdzić sposoby wyceny aktywów (np. zapasów) i zobowiązań. Czy jednostkowa wartość produktów odzwierciedla rzeczywisty koszt wytworzenia? Po jakich cenach wyceniamy stan zapasów w magazynie? Czy wartość rozchodów księgujemy w prawidłowych wartościach?

Ważne jest również sprawdzenie schematów księgowych, które z jednej strony mogą nam bardzo pomóc w automatyzowaniu i minimalizowaniu czasu pracy, zapewnieniu prawidłowość księgowania i wiarygodność wyników. Ale z drugiej strony, gdy zostaną źle ustalone, mogą wprowadzić koszmarny bałagan, którego wyprostowanie zajmuje sporo czasu.

ANALIZA BŁĘDÓW I RYZYK

Gdy już mamy zidentyfikowane  nieprawidłowości, np. niezgodność w saldach, błędy w klasyfikacji kosztów, czy brak dowodów księgowych, warto je dokładnie przeanalizować i ocenić ryzyko. Dobrze jest przyjrzeć się, skąd wynikają nieprawidłowości – czy widać jakąś tendencję? To  gotowy materiał do usprawnień w księgowości, obiegu dokumentów, przepływie informacji lub w procesach operacyjnych.

Należy również ocenić ryzyko błędów i oszustw, np. fikcyjnych faktur, czy dużych rozbieżności w zapisach. Analizując wykryte nieprawidłowości, koniecznie trzeba ocenić ich wpływ na sytuację firmy i poprawność rozliczeń podatkowych.

SPORZĄDZENIE RAPORTU Z AUDYTU

Czas na podsumowanie naszych odkryć. W raporcie powinny się znaleźć:

• Założenia wstępne – czyli jaki obszary zostały przeanalizowany
• Wykryte błędy i zalecenia dotyczące ich poprawy
• Rekomendacje usprawnień w księgowości.

Powinna nam przyświecać intencja maksymalnej użyteczności dla firmy. Raport nie ma być rozprawa na chwałę audytora, tylko czystą merytoryką. Powinien być napisany prostym, zrozumiałym językiem, aby faktycznie można było z niego skorzystać. Warto także ustalić priorytety w usuwaniu błędów,  biorąc pod uwagę ocenę ryzyka.

*

Moim zdaniem bez takiej chłodnej analizy, trudno zabierać się za porządkowanie i usprawnianie czegokolwiek. Bez oceny skali problemów i oszacowania ryzyka możemy kręcić się w kółko i tracić czas na działania, które nie przynoszą efektów. Często kluczowa jest eliminacja źródła problemy, bo bez tego trudności mogą się tylko nasilać.

Pamiętajmy także o zasadzie Pareto (80/20) – 20% przyczyn odpowiada za 80% efektów. To właśnie na tej zasadzie opiera się audyt.