CHAOS W FIRMIE = CHAOS W KSIĘGOWOŚCI

Twierdzę, że żeby mieć poukładaną księgowość, trzeba najpierw uporządkować podstawowe procesy operacyjne w firmie. To może budzić zdziwienie – co ma piernik do wiatraka? Przecież sprzedaję, produkuję, świadczę usługę -a to, jak to robię, co ma wspólnego z księgowością? Owszem, przy okazji powstają jakieś dokumenty, które mogą interesować księgową, ale już sam sposób realizacji procesu to nie jej sprawa – prawda?

Przyjrzyjmy się kilku obszarom działania firmy i sprawdźmy, w jaki sposób mają one wpływ na uporządkowanie całej organizacji i samej księgowości.

SPRZEDAŻ I FAKTUROWANIE

To może brzmieć bardzo „księgowo”, ale tak naprawdę to proces działu handlowego, a księgowa dostaje tylko wynik końcowy ich procesu, czyli dokumenty sprzedaży. Zobaczmy, jak chaotyczny może to być proces:

• Dostajesz zlecenie lub zamówienie – super, jest powód do radości. Ale …zapominasz o podstawowych ustaleniach, nie wspominając już o umowie.
• Kim jest klient – osoba fizyczna czy przedsiębiorca? Sprzedaż krajowa czy zagraniczna? Gdzie będzie dostawa? Jakie warunki INCOTERMS? Jaki jest zakres świadczonej usługi? Tak wiele zmiennych może mieć wpływ np. na stawkę VAT i wysokość marży.
• Może się okazać, że do zastosowania obniżonej stawki VAT potrzebujesz dodatkowych dokumentów, o których nie wiedziałeś lub zapomniałeś.
• Jeśli proces sprzedaży jest złożony – jedna osoba przyjmuje zamówienie, inna wystawia fakturę, jeszcze inna organizuje wysyłkę –  to brak ustalonego przepływu informacji może prowadzić do tego, że faktura powstanie po terminie ….albo wcale.
• Standardowym dokumentem przy zakończeniu niektórych usług jest protokół odbioru. Jeżeli w umowie nie ustalisz momentu zakończenia usługi, może się okazać, że wykonasz ją w październiku, a klient podpisze protokół odbioru w styczniu. Kiedy wystawisz fakturę?
• Dużo zamieszania może też powstać przy zaliczkach i ich rozliczaniu.

OBRÓT MAGAZYNOWY

Każda sytuacja w magazynie ma wpływ na księgowość. Nie wyobrażam sobie zarządzania magazynem bez systemu komputerowego lub przynajmniej dobrze zmapowanego arkusza kalkulacyjnego.

Zdziwieniem było dla mnie odkrycie, którego dokonałam kilka lat temu przy asystowaniu przy badaniu sprawozdania finansowego kopalni. Ogromna spółka prowadziła papierowe kartotek magazynowych. Wprawdzie wszystko im się zgadzało, ale to powinna być już historia!

Co może mieć wpływ na księgowość:

• Otrzymujesz dostawę – kto sprawdza jej zgodność? Kto i kiedy wprowadza ją do systemu? Jakie dokumenty dostarczył dostawca? Czy ważne są daty przydatności?
• Przemieszczasz towar między lokalizacjami – czy to ewidencjonujesz?
• Wydajesz materiał na produkcję – kto zarządza magazynem? Czy pracownicy sami pobierają potrzebne im materiały? Czy jest to ewidencjonowane? A co się dzieje z niewykorzystanym surowcem? Czy masz przygotowane receptury do swoich wyrobów? Czy masz normy zużycia? Wiesz jakie mogą powstawać odchylenia i z czego mogą wynikać?
• Wysyłasz surowce do obróbki do podwykonawcy – jak rozliczasz wyjście – wejście? A co z odpadami?
• Przyjmujesz półwyrobów lub wyrobów z produkcji – czy znasz techniczny koszt wytworzenia? Bez tego nie rozliczysz produkcji, a co za tym idzie nie wiesz, jak się mają założenia z rzeczywistością.
• Wydajesz towary odbiorcy – jeśli nie znasz kosztu wytworzenia, trudno obliczyć zysk.
• Odpad, braki, odzysk – każda operacja powinna być udokumentowana, uzasadniona i przeanalizowana.

Procesy magazynowe potrafią być bardzo złożone – zarówno w produkcji, jak i w handlu czy usługach. Bez uporządkowania zapanuje chaos, a to może wiązać się z ogromnymi stratami.

ZAKUPY POZOSTAŁE (KOSZTOWE i INWESTYCYJNE)

To też proces: ktoś zauważa potrzebę, ktoś wybiera rozwiązanie, ktoś inny kupuje i płaci. Potem pojawia się faktura i … masa pytań. Może się również pojawić sytuacja, w której mamy płatność ale faktura wyparowała …

Tutaj oprócz zadbania o prawidłowe udokumentowanie (faktura, umowa, dodatkowe dowody niezbędne podatkowo), potrzebny jest przepływ informacji. O czym księgowa powinna przede wszystkim się wiedzieć?

• Czy zakup jest związany z działalnością gospodarczą?
• Jaki jest cel zakupu?
• Czy to środek trwały, adaptacja, remont?
• Czy leasingowany samochód będzie używany tylko służbowo, czy także prywatnie?
• Inne pytania mogą pojawić się w szczególnych przypadkach.

KADRY I PŁACE

Zatrudnienie i zwolnienie to procedury, które muszą być zrealizowane terminowo. Zmiana wynagrodzenia czy zasad pracy również wymaga dokumentacji. Bez ustalonych procesów pojawią się błędy np. w listach płac.

POWSTAJE PYTANIE „ JAK UŁOŻYĆ PROCESY W FIRMIE?”

1. OKREŚL OBECNĄ SYTUACJĘ:

• Zidentyfikuj główne obszary działalności (sprzedaż, HR, produkcja itd.)
• Zbierz informacje: porozmawiaj z pracownikami, przeanalizuj dokumenty
• Zidentyfikuj „wąskie gardła” i kluczowe obszary

2. ZMAPUJ PROCESY:

• Punkt startowy i końcowy (wraz z dokumentami)
• Kto za co odpowiada
• Używane narzędzia/systemy
• Czas trwania i powiązania z innymi procesami

3. OPRACUJ DOKUMENTACJĘ I WDRAŻAJ:

• Spisz jasne procedury i instrukcje
• Przeszkol zespół
• Wprowadź system kontroli (checklisty, raportowanie)

ZALECENIA STOSOWANIA:

Regularnie sporządzać i stosować
Cyklicznie modyfikować i ulepszać

*

Uważam, że księgowość to nie tylko „biuro z tyłu”. To wypadkowa wszystkich działań w firmie. Parafrazując biblijne powiedzenie – po efektach go poznacie. A w tym przypadku efektem jest jakość księgowości i dane z niej płynące.

Uporządkowanie procesów przekłada się na większą efektywność, lepszy przepływ dokumentów, spójną komunikację i… spokojniejszą księgowość. To też pierwszy krok do automatyzacji i rozwoju.