Sprawozdanie finansowe – prawdziwa wartość kryje się pod powierzchnią
Jeśli Twoja firma prowadzi księgowość, to musi też raz w roku przygotować sprawozdanie finansowe. To taki zestaw dokumentów, który pokazuje, jak firma sobie radzi – ile ma, ile jest winna, ile zarabia i na czym. Niestety, często widzę, że właściciele firm traktują to sprawozdanie jak przykry obowiązek – coś, co raz w roku trzeba wysłać do urzędu albo banku. Sami patrzą na nie tylko z grubsza – zobaczą przychody, może zysk, i tyle. Reszta informacji albo ich nie interesuje, albo jest dla nich po prostu niezrozumiała.
Podejmowanie decyzji bez zaglądania do danych finansowych to trochę jak gra w ciemno – może się uda, a może nie. Myślenie w stylu „skoro jest zysk, to wszystko gra” może prędzej czy później odbić się czkawką. Działanie bez porównania wyników z budżetem to jak prowadzenie firmy z zawiązanymi oczami. Brak regularnej analizy może zaskoczyć – nagle coś przestaje działać i nikt nie wie, dlaczego. A jeśli skupiamy się tylko na przychodach, nie patrząc na koszty, może się okazać, że choć sprzedaż rośnie, to zysku z tego nie ma.
CO CI MOŻE DAĆ SPRAWOZDANIE?
- Sprawdzenie, w jakiej kondycji jest firma
- Bilans pozwala ocenić strukturę majątku firmy i źródeł jego finansowania, poziom zadłużenia, płynność finansową, czyli mówi, co firma ma, co jest jej własnością, a co jest na kredyt. Widać tu, czy ma dużo długów i ile gotówki.
- Rachunek zysków i strat pokazuje rentowność działalności – ile firma zarabia i na czym.
- Cash flow (przepływy pieniężne) umożliwia analizę, skąd pochodzą pieniężne i na co są wydatkowane. To bardzo ważne, bo bez gotówki nawet zyskowna firma może mieć problem, żeby wypłacić pensje, zapłacić faktury, czy realizować plany.
- Pomoc w podejmowaniu decyzji
- Inwestycje: czy firma ma środki na nowe projekty?
- Ekspansja: czy warto wejść na nowe rynki?
- Czy nowy partner biznesowy to solidna firma, z którą warto współpracować?
- Planowanie i budżetowanie
- Patrząc na to, jak firma radziła sobie wcześniej, łatwiej zaplanować, co nas czeka.
- Pozwalają wyznaczyć cele finansowe i monitorować czy udało się je osiągnąć.
- Kontrola kosztów i efektywności operacyjnej
- Sprawozdania pokazują, na czym można zaoszczędzić albo gdzie działać efektywniej.
- Można sprawdzić, czy firma zarabia na tyle, żeby pokryć wszystkie koszty.
- Ocena opłacalności poszczególnych segmentów działalności
- Warto rozbić wyniki na różne części: produkty, działy, rynki.
- Pomaga to zdecydować, co rozwijać, a z czego zrezygnować.
- Można też sprawdzić, czy dobrze liczyliśmy koszty produktów czy usług.
- Zdobywanie pieniędzy z zewnątrz
- Sprawozdanie jest podstawą dla banków, inwestorów czy instytucji finansowych w ocenie, czy firmie można zaufać.
- Unikanie problemów
- Analiza różnych wskaźników (np. czy mamy za dużo długów albo czy starcza nam gotówki) pozwala szybko zauważyć niebezpieczeństwa i zareagować, zanim będzie za późno.
JAK SIĘGNĄĆ GŁĘBIEJ?
Dobrze jest zaprzyjaźnić się z dwoma częściami sprawozdania – rachunek zysków i strat oraz cash flowem.
Na początek – porównania, czyli analiza pozioma
Sprawdzaj, jak firma radziła sobie:
- miesiąc po miesiącu,
- w tym samym okresie rok wcześniej,
- w porównaniu do założonego planu/budżetu.
Dodaj do tego podstawowe wskaźniki:
- rentowości (zysk / sprzedaż) – ile zostaje z każdej złotówki przychodu
- jaki procent kosztów to np. pensje, reklama, transport,
- jak szybko zmieniają się w czasie poszczególne wydatki i przychody
Tego typu analizy prowokują do pytań:
- Czemu przychody spadły albo wzrosły?
- Czy to wynik zmiany strategii albo zmian na rynku?
- Może to tylko sezonowość?
- Co nagle podbiło koszty?
- Czemu wyniki są inne niż zakładaliśmy?
- Czy o czymś zapomnieliśmy?
A co z cash flowem, czyli przepływami pieniędzy?
To jeden z najważniejszych raportów – pokazuje, co się dzieje z gotówką. Skąd mamy pieniądze i na co je wydajemy?
- Działalności operacyjna – czy klienci płacą na czas? Czy z bieżących przychodów możemy opłacić działanie firmy?
- Działalności inwestycyjnej – czy sprzedajemy majątek, żeby się ratować, czy może kupujemy nowe rzeczy, bo się rozwijamy?
- Działalność finansowa – czy bierzemy kredyty, pożyczki albo dostajemy zastrzyk pieniędzy od wspólników?
Może się okazać, że na papierze mamy zysk, ale brak gotówki sprawia, że nie jesteśmy w stanie funkcjonować. Dlatego trzeba patrzeć nie tylko na zysk, ale i na to, co się dzieje z pieniędzmi.
Regularne przyglądanie się danym i zadawanie sobie pytań pozwala na
- szybsze zareagowanie na zmiany,
- wykrycie nieprawidłowości
- skorygowanie strategii
- uniknięcie poważnych strat
*
Zacznij dziś. Nie musisz od razu analizować wszystkiego. Na początek otwórz rachunek zysków i strat i sprawdź, jak zmieniały się przychody i koszty w ostatnich trzech miesiącach. Czy zysk rośnie tak samo jak sprzedaż? Sprawdź, ile pieniędzy zostało w firmie. To już coś!
Potem możesz zadać sobie pytanie, które informacje są dla firmy kluczowe. Czego brakuje? Jakie dane chcemy sprawdzać regularnie, a które wystarczy kwartalnie? Czy kluczowe dane są możliwe do uzyskania z księgowości w sposób prosty? Może trzeba ją dostosować, żeby dostarczała to, co niezbędne do sprawnego zarządzania. Co można zrobić, aby mieć te dane szybciej?
Powodzenia 🙂