Zanim złożysz wniosek o zwrot VAT – sprawdź, czy jesteś gotowy!

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i jesteś czynnym podatnikiem VAT (czyli jesteś zarejestrowany do celów VAT), może się zdarzyć, że podatek VAT od sprzedaży (należny) będzie niższy od podatku VAT od zakupów (naliczony). W takim przypadku masz do wyboru dwie możliwości: przeniesiesz nadwyżkę na kolejny okres rozliczeniowy lub złożyć wniosek o zwrot VAT.

Kiedy może wystąpić nadwyżka VAT naliczonego?

• Gdy Twoja sprzedaż będzie niższa niż zakupy
• Gdy sprzedajesz ze stawkami obniżonymi (8%, 5%, 0%)
• Gdy sprzedajesz towary za granicę – zarówno do krajów UE, jak i poza UE – i spełniasz warunki zastosowania stawki 0%
• Gdy świadczysz usługi za granicą
• Gdy dokonujesz zakupu inwestycyjnego (np. nieruchomości, środki trwałe)

Strategia firmy, częstotliwość wystąpienia nadwyżki podatku naliczonego i jego wysokość, płynność finansowa oraz szczegółowe przepisy podatkowe mogą mieć wpływ na decyzję o złożeniu wniosku o zwrot lub przeniesieniu go na kolejny okres. Kwestie dotyczące przepisów podatkowych nie są jednak tematem tego artykułu.

Rodzaje zwrotów VAT – który wybrać?

W zależności od sytuacji podatnika oraz charakteru rozliczeń, istnieje kilka rodzajów zwrotów VAT. Wybór odpowiedniej opcji ma wpływ na szybkość uzyskania środków oraz ryzyko kontroli. Poniżej przedstawiam najważniejsze możliwości:

1. Zwrot w terminie 60 dni – „standardowy”

To najczęściej wybierana forma zwrotu VAT.

• Termin zwrotu: 60 dni od złożenia deklaracji VAT (lub JPK_V7)
• Warunki: brak szczególnych warunków, ale urząd ma prawo przeprowadzić czynności sprawdzające
• Kiedy warto: gdy nie zależy Ci na bardzo szybkim zwrocie, ale chcesz uniknąć wysokiego poziomu kontroli
• Ryzyko: umiarkowane – standardowa weryfikacja dokumentów

2. Zwrot przyspieszony – 25 dni

Możliwy, ale z obostrzeniami.

• Termin zwrotu: 25 dni
• Warunki:
  • wniosek musi być zaznaczony w deklaracji
  • pełna dokumentacja potwierdzająca zasadność zwrotu musi być w posiadaniu podatnika w dniu złożenia deklaracji
  • płatności muszą być zrealizowane przelewem bankowym
  • zwrot jest możliwy tylko na rachunek VAT
• Kiedy warto: przy dobrej organizacji księgowości i potrzeby szybkiego zastrzyku gotówki (np. inwestycje, płynność)
• Ryzyko: wysokie – bardzo dokładna kontrola dokumentów, urząd może odrzucić wniosek lub przedłużyć termin

3. Zwrot w terminie 180 dni – przy braku sprzedaży opodatkowanej

Dotyczy sytuacji, gdy w danym okresie podatkowym nie dokonano sprzedaży opodatkowanej, a wystąpił VAT naliczony (np. przy zakupie inwestycyjnym).

• Termin zwrotu: 180 dni
• Warunki:
  • w danym okresie nie wystąpiła sprzedaż opodatkowana
  • zakupione towary lub usługi muszą być związane z przyszłą działalnością opodatkowaną
• Kiedy warto: przy dużych inwestycjach na początkowym etapie działalności
• Ryzyko: urząd może badać zasadność przyszłego wykorzystania zakupów do działalności opodatkowanej

4. Przeniesienie nadwyżki VAT na kolejny okres

Zamiast wnioskować o zwrot, możesz przenieść nadwyżkę VAT naliczonego na następny okres rozliczeniowy.

• Termin „zwrotu”: brak – VAT rozliczysz „w naturze” w kolejnych miesiącach
• Kiedy warto:
  • masz cykliczne nadwyżki i planujesz wkrótce sprzedaż opodatkowaną
  • chcesz uniknąć kontroli związanej z czynnościami sprawdzającymi
  • zależy Ci na płynności i przewidywalności rozliczeń
• Zalety: brak ryzyka związanego z kontrolą; mniej formalności
• Wady: brak fizycznego zwrotu pieniędzy

CZYNNOŚCI SPRAWDZAJĄCE

Zanim złożysz wniosek o zwrot podatku VAT, musisz być świadomy, że urząd skarbowy przeprowadzi tzw. czynności sprawdzające, mające na celu weryfikację Twojej firmy. Sprawdzenie to najczęściej następuje przy pierwszym wniosku. Urząd chce wówczas upewnić się, że:

• prowadzisz rzeczywistą działalność gospodarczą (nie jesteś tzw. „słupem”),
• nie jesteś elementem karuzeli podatkowej,
• Twoje transakcje miały faktycznie miejsce,
• faktury zostały prawidłowo wystawione,
• sprzedaż z zastosowaniem stawek obniżonych została odpowiednio udokumentowana.

CZEGO MOŻESZ SIĘ SPODZIEWAĆ?

Urząd skarbowy prześle pismo informujące o rozpoczęciu czynności sprawdzających wraz z listą dokumentów i oświadczeń, które należy przedłożyć. Termin na odpowiedź zależy od rodzaju zwrotu – w przypadku tzw. szybkiego zwrotu (np. na rachunek VAT) będziesz mieć tylko 3 dni na złożenie wszystkich wymaganych dokumentów i wyjaśnień.

Dlatego tak ważne jest, by dobrze się przygotować przed złożeniem wniosku.

Urząd będzie chciał zweryfikować wszystkie rodzaje transakcji wykazane w deklaracji JPK_V7. Im bardziej zróżnicowana działalność, tym więcej dokumentów trzeba będzie przygotować. Wiem, że na myśl o jakiejkolwiek kontroli ze strony urzędu skarbowego, przechodzą nas ciarki. Dlatego warto upewnić się, że procedury dotyczące wystawiania faktur, obieg dokumentów oraz ich archiwizacja są prawidłowe.

LISTA PYTAŃ, KTÓRE WARTO SOBIE ZADAĆ:

1. Faktury sprzedaży

• Czy zastosowano poprawne stawki VAT i terminy wystawienia faktur?
• Czy masz umowy, zamówienia lub zlecenia potwierdzające sprzedaż?
• Czy określiono warunki dostawy (INCOTERMS)?
• Czy znasz podstawę prawną zastosowania stawki zwolnionej lub 0%?
• Czy masz umowy na usługi zwolnione z VAT?
• Czy masz odpowiednie dokumenty poświadczające, prawo do zastosowania krajowej stawki 0%?
• Czy nie pomyliłeś stawki 0% z ZW lub NP.? (to częsty błąd!)
• Czy sprawdziłeś, czy stosowane obniżone stawki (5%, 8%) są aktualne i uzasadnione PKWiU/PKOB/CN?
• Czy posiadasz wiążącą informację stawkową (WIS) w przypadku towarów lub usług o niejednoznacznej klasyfikacji?
• Czy masz dokumenty potwierdzające WDT lub eksport (potwierdzenie zapłaty, CMR, umowy)? Czy zweryfikowałeś odbiorcę w VIES?
• Czy masz dokumenty potwierdzające export? Czy spełniłeś wszystkie wymogi wymagane przepisami podatkowo-celnymi? Czy masz niezbędne zezwolenia, licencje? Czy towary nie są objęte ograniczenia eksportowymi?
• Czy posiadasz dowody uzgodnień warunków korekty faktury sprzedaży?
• Czy ewidencjonujesz na kasie fiskalnej sprzedaż dla konsumentów?
• Czy miesięczny raport fiskalny są zgodne z deklaracją?
• Czy zaliczki zostały wystawione w prawidłowym terminie?
• Czy wystawiono faktury z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”, jeśli był wymagany?

2. Zakupy z zagranicy

• Jakie towary kupiłeś z UE w ramach WNT? Czy posiadasz potwierdzenie płatności?
• Czy posiadasz umowy i dokumenty płatności za usługi nabywane za granicą?
• Czy odprawiłeś towar spoza UE i zapłaciłeś cło?

3. Pozostałe zakupy

• Czy zakupione środki trwałe są związane z działalnością gospodarczą? Czy posiadasz stosowne umowy i potwierdzenia płatności?
• Czy zakupy powyżej 15 tys. zostały zapłacone przelewem?
• Czy zastosowano mechanizm podzielonej płatności, jeśli był wymagany?

4. Informacje dodatkowe

• Czym zajmuje się Twoja firma? Co jest przedmiotem sprzedaży?
• Jak finansujesz działalność? Czy posiadasz umowy pożyczek, kredytów?
• Jakie są miejsca prowadzenia działalności? Czy masz umowy najmu, akty notarialne? Jakie czynności są wykonywane w poszczególnych lokalizacjach?
• Ilu pracowników zatrudnia firma Czy jesteś w stanie realizować zamówienia własnymi siłami?
• Czy ewidencja środków trwałych jest kompletna? Czy firma ma możliwość realizowania zamówień przy pomocy posiadanego majątku?
• Czy masz nieuregulowane faktury powyżej 90 dni?
• Czy masz zapasy magazynowe?
• Czy posiadasz interpretacje indywidualne podatkowe?
• Czy masz tłumaczenia dokumentów obcojęzycznych?

*

Firma, która:

• wystawia faktury sprzedaży w oparciu o dobrze opracowane instrukcje,
• na bieżąco kompletuje dodatkowe dokumenty (dokumenty dostawy, CMR, itp.)
• posiada uporządkowane archiwum (umowy, zezwolenia, koncesje, itp.)
• przechowuje dokumenty w wersji elektronicznie,

jest w stanie sprawnie i bezproblemowo przejść przez czynności sprawdzające. Dobre przygotowanie, będące efektem przemyślanych i uporządkowanych procesów wewnętrznych, znacząco minimalizuje stres związany z kontrolą i ułatwia przebieg weryfikacji przez urząd skarbowy.