Księgowość, która naprawdę wspiera Twój biznes?

To możliwe – ale tylko wtedy, gdy działamy razem.

W czasach, gdy dane to nowa waluta, księgowość staje się nie tylko narzędziem do spełnienia wymogów urzędowych, ale kluczowym źródłem informacji do zarządzania firmą. Jednak by tak się stało, potrzebna jest współpraca – i wzajemne zrozumienie roli, danych i odpowiedzialności.

Zdarza się tak, że klient wymaga więcej, a księgowa nie jest na to gotowa. Albo w drugą stronę księgowa chciałaby wejść w nowe role ale klient nie jest zainteresowany.

Ten druga sytuacja czasem dotyczy właśnie mnie. Bywam sfrustrowana, gdy wiem, że mogłabym dostarczyć klientowi lepsze informacje, bardziej przejrzyste zestawienia, rzetelniejsze wyniki – ale nie mogę. Dlaczego? Bo potrzebuję danych od klienta. Sama ich nie wymyślę. Przykładowo:

• wartości sprzedanych towarów – czyli kosztu zakupu tego, co zostało sprzedane,
• wartości sprzedanych produktów – czyli ile kosztowało ich wyprodukowanie,
• kosztu realizacji usługi (szczególnie gdy koszty bezpośrednie są wysokie, np. koszty materiałów, usług podwykonawczych czy wynagrodzeń),
• stanów magazynowych: towarów, materiałów, wyrobów, produkcji w toku.

Bez tego rodzaju danych mogę jedynie wskazać przychody i ogólną wartość wydatków – a przecież tak wyliczony wynik jest całkowicie nierzeczywisty. Tymczasem mam potencjał, by dostarczać klientom informacji, które naprawdę wspierają prowadzenie biznesu: pomagają podejmować lepsze decyzje i szybciej reagować na zagrożenia. Mogę pomóc „przetłumaczyć” liczby – ale tylko wtedy, gdy te liczby są rzetelne, kompletne i zgodne nie tylko z przepisami, ale także z rzeczywistością biznesową.

Z tej frustracji wyniknęło kilka ciekawych zmian. Można je ująć w dwóch obszarach:

1. zmiana wewnętrzna – we mnie,
2. zmiana w postrzeganiu biznesu przez klienta.

Zaczęłam od siebie

Bo wszelkie zmiany najlepiej zaczynać właśnie od siebie. Zastanowiłam się, skąd bierze się moja frustracja, jakie potrzeby są niezaspokojone i jakie ograniczenia mi towarzyszą.

Musiałam przyznać przed samą sobą, że źle wykorzystuję swój dominujący talent: ODPOWIEDZIALNOŚĆ – oraz że nie komunikuję się skutecznie.

Potrzeba rzetelnego wykonywania obowiązków to jedno, ale moje zaangażowanie w biznes klienta to już zupełnie inna sprawa. To zaangażowanie powinno wynikać z jasnego zaproszenia do współpracy, a nie z roli ratownika. Ta zmiana perspektywy była dla mnie przełomowa. Gdy „pozwalam klientowi” decydować o swoim biznesie, to oznacza, że z pełnym szacunkiem uznaję jego wolność w podejmowaniu decyzji i prowadzeniu działalności na własnych zasadach. Ma prawo nie korzystać z danych księgowych, by lepiej zarządzać firmą. Ma prawo prowadzić ją „po omacku”, pakować się w problemy czy nie chcieć zrozumieć, co księgowa chce mu przekazać.

Uff. To naprawdę zdejmuje ze mnie ogromny ciężar. A jednocześnie przypomina mi o wartościach, którymi się kieruję. Jedna z nich – i to w moim TOP 5 – to wolność. Nie tylko moja, ale i innych ludzi.

Komunikacja to klucz

Inną ważną kwestią okazała się umiejętność komunikacji. Bo jak inaczej brzmią te same informacje, gdy zmieni się sposób ich przekazywania:

• „Potrzebuję tych danych, żeby sporządzić wynik.” → to moja potrzeba, która w uszach klienta może zabrzmieć jak narzekanie księgowej.
• „Potrzebujesz tych danych, drogi kliencie, ponieważ dzięki nim:
  • będziesz wiedzieć, ile zarabiasz,
  • sprawdzisz, czy dany produkt nie obciąża finansowo firmy,
  • zobaczysz, w jakim kierunku zmierza Twoja działalność,
  • zaczniesz skuteczniej zarządzać firmą.”**
    → to już interes klienta.

Z mojej strony mogę uświadamiać, edukować, wyjaśniać – ale decyzja o tym, co klient zrobi z tą wiedzą, należy tylko do niego.

Ktoś zapytał mnie kiedyś: czy to naprawdę rola biura rachunkowego, księgowej? Czy nie wychodzę poza swoje kompetencje? Może tak. Ale nie potrafię patrzeć wyłącznie na „mój obszar”, skoro wiem, że księgowość i biznes to jeden spójny system. Nawet jeśli księgowość jest zewnętrzna – powinna wspierać firmę, a nie tylko wypełniać obowiązki podatkowo-urzędowe.

A co z klientem?

Druga zmiana dotyczy klienta. Niestety często do refleksji dochodzi on dopiero wtedy, gdy pojawiają się trudności finansowe. Przykład? Klient prężnie działający, realizujący zlecenia o wysokiej wartości jednostkowej. Na podstawie przesyłanych przez niego danych nie mogłam sporządzać rzetelnych informacji, które realnie wspierałyby firmę. Ale dopóki zlecenia spływały, było wystarczająco środków na opłacenie kosztów, ZUS-ów i podatków, nie było motywacji do „dodatkowej pracy” czyli przygotowania niezbędnych danych dla księgowej.

W pewnym momencie coś się załamało – drastyczny spadek zamówień, wysokie koszty stałe, w tym wynagrodzeń i płynność finansowa się załamała. Myśląc że to chwilowe, nadal nie były podejmowane żadne kroki naprawcze. Ale gdy sytuacja się przeciągała pojawiła się potrzeba na analizy.  

Po wdrożeniu moich sugestii dotyczących kalkulacji kosztów zleceń, klient dostarczył potrzebne dane. Dzięki temu mogłam przygotować raporty, które zobrazował rzeczywistą sytuację firmy.

Przed zmianą:

• kwartalne sprawozdania finansowe w układzie zgodnym z przepisami,
• brak danych o wynikach poszczególnych zamówień,
• raporty bez realnej wartości dla firmy,
• informacje o wynikach pojawiające się zbyt późno, by wprowadzić korekty.

Po zmianie:

• raporty porównawcze w układzie miesięcznym,
• analiza marży brutto – czyli wyników bezpośrednio związanych ze sprzedażą,
• analiza zysku na poszczególnych zleceniach
• wynik po uwzględnieniu kosztów ogólnych – czyli czy firma zarabia na koszty stałe,
• analiza udziału kosztów w przychodach,
• szybszy obieg informacji, umożliwiający natychmiastowe działania.

Raporty ujawniły, zaskakująco złe wyniki na sprzedaży, co pokazało, że to nie tylko sam spadek zamówień jest przyczyną problemów. To sprowokowało kolejne pytania i dalsze analizy:

• Czy koszty bezpośrednie zostały prawidłowo policzone?
• Które zlecenia zakończyły się zyskiem, a które stratą?
• Jak wynik realizacji zlecenia ma się do kosztorysu?
• Gdzie najczęściej pojawiają się błędy w kosztorysowaniu?
• Czy o czymś zapomniano przy przygotowywaniu kosztorysu?
• Jak zarządzać kosztami w trakcie realizacji?
• Jakie zlecenia z założenia są nierentowne?
• Czy wszystkie poniesione koszty są uzasadnione?

Ten pierwszy krok – pozornie niewielki, ale fundamentalny – ma potencjał do wywołania kolejnych zmian. Jedne będą łatwiejsze, inne trudniejsze. Ale widząc firmę z innej perspektywy, możemy dostrzec to, czego wcześniej nie widzieliśmy. W zależności od potrzeb – zejść do szczegółów albo spojrzeć bardziej syntetycznie. I co równie ważne – szybciej reagować, gdy coś nie działa tak, jak powinno.

*

Dobrze przygotowane dane wejściowe (pochodzące z firmy) dają zupełnie inne wyniki na wyjściu z księgowości. Jeśli chcesz, by Twoja księgowość pracowała na Twoją korzyść – daj jej narzędzia, dane i przestrzeń. Ona już wie, co z tym zrobić.